Nöbetçi
Başlamadan önce elinizde olması gerekenler
Bu beş bilgi eksikse çizelgeye başlamayın; yarısına gelince geri dönersiniz.
Hazır olması gerekenler
Ayda bir değişmez; bir kere yazılır.
- Ekip listesi ve kıdem grupları
- Vardiya türleri ve saatleri
- Vardiya başına en az/en çok kişi
- Aylık en az ve en çok mesai saati
- Yıllık izinler ve resmi tatiller
En sık yapılan hatalar
Her biri çizelgeyi baştan yazdırabilir.
- Talepleri çizelgeyi yazarken toplamak
- Hafta sonu yükünü ay sonunda fark etmek
- Bir önceki ayın son günlerini hesaba katmamak
- Kadroyu ekip mevcudunun üstünde tutmak
- Değişiklikleri ekibe duyurmayı unutmak
Adım adım süreç
Sıra önemli: her adım bir öncekinin çıktısını kullanır.
- 1
Ekibi ve vardiya düzenini netleştirin
Kaç hemşire var, hangi vardiyalar dönüyor, her vardiyada en az kaç kişi bulunmalı? Bu üç cevap çizelgenin iskeletidir ve ayda bir değişmez; bir kere yazın.
- 2
Talepleri tek kanalda toplayın
İzin günleri, yıllık izin blokları ve vardiya tercihleri. Dağınık mesaj yerine tek yerde toplanınca hem unutulmaz hem de kimin ne istediği kayıt altına girer.
- 3
Talep toplamayı bir günde kapatın
Son gün belirlenmezse talepler çizelge hazırlanırken de gelmeye devam eder ve baştan başlarsınız. Ayın belirli bir gününde kapatın, herkes bilsin.
- 4
Önce kapasiteyi kontrol edin
İstediğiniz kadro, ekip mevcudunuzla ve aylık saat sınırlarıyla mümkün mü? Bu kontrolü çizelgeyi yazmadan önce yapmak, yarısına gelince baştan başlamaktan ucuzdur.
- 5
Taslağı çıkarın, üzerinde çalışın
İlk hali son hali değildir. Taslağı gözden geçirin, servisin yazıya dökülmemiş gerçeklerine göre düzeltin.
- 6
Denetleyin ve yayınlayın
Ard arda nöbet, hafta sonu dağılımı ve karşılanmayan talepleri son bir kez kontrol edin; sonra yayınlayın ve herkes kendi nöbetini görsün.
En kritik adım üçüncüsü
Talep toplamanın kapanma günü belirlenmediğinde, çizelgeyi hazırlarken hâlâ talep gelir. Gelen her yeni talep yazdığınız kısmı geçersiz kılar ve baştan başlarsınız. Bu, çizelge hazırlamayı bir günlük işten bir haftalık işe çeviren tek karardır.
Son gün ayın sabit bir gününe konur ve herkes bilir. O günden sonra gelen talep bir sonraki aya yazılır; istisna gerekiyorsa siz karar verirsiniz, süreç değil.
Denetim: yayınlamadan önceki son bakış
Çizelge hazır göründüğünde dört şeye bakın: kimse ard arda tükenecek kadar nöbet almış mı, hafta sonları dengeli dağılmış mı, gece yükü birkaç kişide toplanmış mı, ve hangi talepler karşılanamamış.
Son madde özellikle önemli: karşılanmayan talebi siz fark etmezseniz, çizelge yayınlandığında ilgili kişi fark eder. Gerekçesini önceden bilmek, itirazı tartışmaya değil sohbete çevirir.
Sıkça Sorulan Sorular
Çizelge hazırlama sürecinde en çok sorulanlar.